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Kommunikation

  • E-Mail Ablage
  • SMS
  • Chat
  • Frühwarnsystem
  • Ö+ Feed

Ablaufsteuerung innerhalb von Organisationen geschieht im Wesentlichen mit Hilfe von Kommunikation. Waren in Produktionsabläufen die Maschinen die gesteuerten Einheiten, so sind es im Dienstleistungsumfeld die Menschen mit ihrem individuellen Wissen. Diese sind optimal in die Prozessabläufe zu integrieren und über Fortschritte zu informieren.
Diese Form der Integration und der Information findet statt durch Kommunikation zwischen einzelnen Prozessschritten. Hierbei findet Kommunikation auf unterschiedliche Art statt, z. B.:

  • E-Mail-Kommunikation
  • SMS-Versand
  • interne Chatfunktionalitäten
  • interne Benachrichtigungen im zentralen Ö+ Feed
  • statusabhängige Frühwarnsysteme
  • aktive Veränderungskommunikation

In derartigen Prozessabläufen fördert die Projektmanagement-Software Ö+ die Kommunikation, vor allem durch Einfachheit für den Anwender und systemischer Intelligenz. Wird zum Beispiel eine E-Mail aus einem Projekt versendet, so wird diese E-Mail automatisch in diesem Projekt hinterlegt. Beantwortet der Empfänger diese E-Mail, so wird auch diese E-Mail in dem Projekt abgelegt. Dabei ist es mit Ö+ möglich, diese Funktionen mit dem gewohnten E-Mailclient durchzuführen - das erspart Arbeit und Umstellungsaufwand.

Besondere Projektinformationen, die vom Anwender individuell definiert werden können, werden bei Erreichung des jeweiligen Zustandes vom Frühwarnsystem in dem Ö+ Feed zusammengefasst und an die betroffenen Personen verteilt. Derartig automatisch generierte Informationen werden allen Zuständigen sofort am Bildschirm angezeigt. Oder, sofern nicht eingeloggt, werden diese Infos im Info Center von Ö+ beim nächsten Login automatisch zur Kenntnis gebracht. Derartige Informationen können sein:

  • Kosten- & Budgetgrenzen
  • Terminänderungen
  • Überschreiten von Dauern
  • Erreichen eines Aufgabenstatus
  • Änderungen von Zuständigkeiten in Projekten
  • Aufgabenzuteilungen
  • Projektverschiebungen
  • Angebotsbereitstellungen durch Projektleiter
  • Fertigstellung zur schnellstmöglichen Rechnungsschreibung
  • u.v.m.

Für kurze Wege innerhalb der internen Kommunikation steht ein interner Chat, die IMS, zur Verfügung. Im Chat lassen sich auf Knopfdruck Verweise auf Projekte oder Aufgaben einfügen und stehen somit der internen Projektkommunikation einfach und direkt zur Verfügung.
Auch ein integriertes SMS-Modul steht zur Verfügung, um beispielsweise unterwegs über wichtige Termine oder kritische Zustände per Handy informiert zu werden. Hierbei ist ein Versenden von SMS an eine ganze Gruppe Projektbeteiligter auf Knopfdruck einfach möglich. Dabei werden diese SMS-Informationen zu dem jeweiligen Projekt automatisch mit abgelegt.

Fazit: Das Wichtigste bei modernem Prozessmanagement ist die Kommunikation zwischen den Menschen - auf allen Ebenen - zu unterschiedlichen Kriterien - völlig ortsunabhängig, wann immer der definierte Zustand eintritt und dabei doch für alle Beteiligten ganz einfach.

E-Mails werden automatisch im Projekt abgelegt.

Das Frühwarnsystem erkennt kritische Zustände frühzeitig