Für eine strukturierte Arbeit sind unterschiedliche Formen von To-Do-Listen notwendig. Je nach Fortschritt bei der Personaleinsatzplanung (PEP) stehen diverse Arten von Aufgabenlisten mit integrierter Projektaufwandserfassung mit Angabe von Fortschritt, Dauern, Ist-Zeiten zur Auswahl:

• Aufgabenliste nach Prioritäten, Datum
• Wochenerfassung
• Reaktive Aufgabenliste
• Sachkostenerfassung
• CRM Leistungserfassung
• Finanzierungserfassung u.v.m.

Den Mitarbeitern stehen zur Aufwandsserfassung täglich ihre persönlichen Listen mit Aufgaben und Terminen zur Verfügung. Auch die Aufwandserfassung ohne vorherige PEP ist gewährleistet, etwa für Support- oder Vertriebsmitarbeiter.

Allen Aufwandserfassungen ist gemein, dass:

• dem Anwender sämtliche Aufgabenbeschreibungen inkl. notwendiger Dokumente zur Verfügung stehen
• alle erfassten Zeiten, der Bearbeitungsfortschritt & hinterlegte Notizen sofort nach Speicherung den Berechtigten zur Verfügung stehen
• sämtliche erfasste Zeiten und Kosten automatisch Vorschlagswerte zur Rechnungserstellung generieren
• E-Mails in den Prozessen integriert sind und angezeigt werden