Ablaufsteuerung innerhalb von Organisationen geschieht im Wesentlichen mit Hilfe von Kommunikation.
Sind in Produktionsabläufen die Maschinen die gesteuerten Einheiten, so sind es im Dienstleistungsumfeld die Menschen mit ihrem individuellen Wissen.
Diese sind optimal in die Prozessabläufe zu integrieren und über Fortschritte zu informieren.
Diese Form der Integration und der Information findet durch Kommunikation statt:

• E-Mail-Kommunikation
• SMS-Versand
• interne Chatfunktionalitäten
• interne Benachrichtigungen im zentralen Ö-plus Feed
• statusabhängige Frühwarnsysteme
• aktive Veränderungskommunikation

Automatische E-Mailablage

In derartigen Prozessabläufen fördert die Projektmanagement-Software Ö-plus die Kommunikation, vor allem durch Einfachheit für den Anwender und systemischer Intelligenz. Wird zum Beispiel eine E-Mail aus einem Projekt versendet, so wird diese E-Mail automatisch in diesem Projekt hinterlegt.
Beantwortet der Empfänger diese E-Mail, so wird auch diese E-Mail in dem Projekt abgelegt. Dabei ist es mit Ö-plus möglich, diese Funktionen mit dem gewohnten E-Mail-Client durchzuführen - das erspart Arbeit und Umstellungsaufwand.

Frühwarnsystem & PROJEKTA Feed

Besondere Projektinformationen, die vom Anwender individuell definiert werden können, werden bei Erreichung des jeweiligen Zustandes vom Frühwarnsystem in dem Ö-plus Feed zusammengefasst und an die betroffenen Personen verteilt. Derartig automatisch generierte Informationen werden allen Zuständigen sofort am Bildschirm angezeigt.
Oder im Info Center von Ö-plus beim nächsten Login automatisch zur Kenntnis gebracht. Derartige Informationen können sein:

• Kosten- & Budgetgrenzen
• Terminänderungen
• Überschreiten von Dauern
• Aufgabenzuteilungen
• Projektverschiebungen
• u.v.m.

Interner Chat & SMS-Modul

Für kurze Wege innerhalb der internen Kommunikation steht ein interner Chat zur Verfügung. Im Chat lassen sich auf Knopfdruck Verweise auf Projekte oder Aufgaben einfügen und stehen somit der internen Projektkommunikation einfach und direkt zur Verfügung.

Auch ein integriertes SMS-Modul steht zur Verfügung, um beispielsweise unterwegs über wichtige Termine oder kritische Zustände per Handy informiert zu werden. Hierbei ist ein Versenden von SMS an eine ganze Gruppe Projektbeteiligter auf Knopfdruck einfach möglich. Dabei werden diese SMS-Informationen zu dem jeweiligen Projekt automatisch mit abgelegt.

Außerdem lassen sich über Chat-Modul Videokonferenzen organisieren und abhalten.

Fazit: Das Wichtigste bei modernem Prozessmanagement ist die Kommunikation zwischen den Menschen

• auf allen Ebenen
• völlig ortsunabhängig und
• so einfach wie möglich für alle Beteiligten